Développer l'écoute et la participation dans votre équipe

« C’est la réunion hebdomadaire ! Je rêve qu’elle soit efficace et agréable. Je souhaite que les personnes soient à l’écoute les unes des autres, et que nous soyons performants dans la gestion du temps, et ressortions dans la bonne humeur et motivé. Il y a des gens brillants dans mon équipe mais ils échangent peu. Je rêve que cette réunion devienne un lieu ressource, un espace de partage, de confiance, bref un temps collectif digne d’une entreprise libérée . Est-ce là uniquement un rêve ? »
Lucie
Manager

D'où vient le manque d'entousiasme aux réunions ?

Il y a un écart parfois considérable entre votre souhait de faire de la réunion hebdomadaire un rendez-vous collectif efficace et la réalité. En tant que manager, vous avez mis en place plein de choses pour gérer ceux qui parlent trop, ceux qui ne parlent pas, ceux qui lisent leurs e-mails, etc.

Malgré tout, les habitudes, une fois installées, sont difficiles à perdre. Votre temps et celui de l’équipe est mal utilisé, certains s’en plaignent, veulent du changement, d’autre s’en moquent. Que faire ?Les origines du problème sont certainement multiples :

# l’absence de règles de fonctionnement claires et explicites, pas d’agenda ou un agenda non respecté, pas d’objectif commun, etc.

# un contenu trop important par rapport au temps imparti entraînant une mauvaise gestion du temps.

# des surenchères sur les paroles des uns et des autres, prenant l’allure d’un débat et entraînant un temps de parole inégale et des frustrations.

# un manque de préparation, de synthèse, de focus sur des sujets qui intéressent l’équipe et non pas 2 personnes en l’occurrence le manager et le collaborateur.

La liste pourrait bien être plus longue, les sources de ce problème peuvent être en effet multiples et dépendent du contexte, de l’équipe, des enjeux, des individus, et d’autres choses. Il y a pourtant quelques principes qui peuvent changer les choses indépendamment du contexte et des enjeux individuels et collectifs.

Je vous propose dans ce premier article de commencer par trois aspects pour améliorer la participation à la réunion hebdomadaire, le travail collectif et la confiance :

La participation à la réunion hebdomadaire:

# Se munir de règles explicites. Partagées, comprises et acceptées par tous, ces règles seront les fondations du travail d’équipe.

# Définir ce qui est traité au cours de la réunion et ce qui ne l’est pas.

Le travail collectif:

# Quel processus de consultation de l’équipe peut-on mettre en place : l’objectif est de permettre à tous de s’exprimer et non pas uniquement le manager. L’enjeu est d’avoir une réponse collective basée sur des interventions individuelles qui ne soit pas la parole d’une personne isolée.

# Ce point est au cœur de la prise de décision, qui fera l’objet d’un article dédié.

# Ce processus de consultation fait l’objet de l’apport méthodologique de cet article.

Pour développer la confiance au sein de l’équipe

vous pouvez accueillir tout le monde à bord ! Ce qui est un temps d’inclusion : 2 à 5 minutes de tour de table avec par exemple : la météo de chacun sans justification, ni débat, et « avez-vous besoin de quelque chose pour vous rendre disponible pendant ce temps ensemble ? »

La participation à la réunion hebdomadaire et le travail collectif, pas à pas. 

Une méthode « pas-à-pas » vous est proposée. Cette méthode va permettre de répondre au deux premiers points proposés. Puis, l’intégration e cette méthode dans une démarche de travail collectif ou tout simplement, de consultation de l’équipe.  

 

Outil:
La mise à plat des représentations

Les représentations désignent la perception de chacun, ce que chacun souhaite dire. La mise à plat des représentations consistent alors à mettre en ordre, partager les représentations, informations apportées par les uns et des autres.

L’intérêt réside dans le fait d’offrir à chacun la possibilité d’exprimer son point de vue depuis sa propre expérience et non depuis le message d’un autre.

En effet, on entend parfois « je rebondis sur ce que tu dis … », il se passe alors 2 choses :

# la personne qui parle ne partage finalement peut-être pas ce qu’elle  aurait dit en l’absence de l’intervention du premier.

# le premier à parler peut sentir son propos dévalorisé ou mal compris du fait de l’intervention de l’autre. 

J’ai vécu cela suffisamment de fois pour reconnaître dans ces situations au mieux des sources d’insatisfaction et au pire la naissance d’un conflit. Dans la vie de tous les jours, la tendance est de parler principalement « sur la parole de l’autre ». Les personnes dans le cadre de réunions, se précipitent souvent dans une discussion sans avoir pris le temps d’élaborer leur propre parole.  

Cette méthode se déroule en 3 étapes, elle est en apparence simple dès que les précautions particulières ont été prises :

Réflexion Individuelle Préalable (#RIP) : Cette première étape est essentielle, comme son nom l’indique chacun prend le temps d’élaborer ses pensées seul sur sa feuille de papier ou post it pour les rendre explicites au groupe. Les pensées pouvant être la réponse à une question posée par l’animateur. Cette partie est réalisée par écrit ce qui évite d’en modifier le contenu au moment de la restitution sous l’influence inconsciente de ce qui ce sera déjà dit. 

Partage : Chacun présente au groupe sa perception ou son cadre de référence sur le sujet posé. C’est une phase d’écoute pour le reste du groupe, il n’y a pas de discussion. Les seules interventions autorisées sont les questions de clarification. Le manager pourra apporter sa contribution en dernier. 

Collaboration et vue de l’équipe:  Chacun a clarifié sa représentation et a entendu la  représentation de l’autre. Enrichie de la vue de chacun, la perception de l’équipe est donc enrichie des perceptions individuelles et constitue un terrain plus propice à la collaboration et la créativité.

 Plus qu’un savoir-faire, un savoir-être : Cette méthode simple repose sur un point essentiel : l’acceptation que le point de vue de l’autre soit complémentaire au votre et non rival au votre et que les deux peuvent a minima coexister.

Application: Se munir de règles explicites pour vos réunions

Cela va consister à poser les règles de fonctionnement du groupe ou encore à dire ce qui n’est pas permis et ce qui est permis.

Méthode employée : mise à plat des représentations.

Etape 0 : Poser la question à l’équipe :

#Question 1 : Quelles règles sont nécessaires pour fonctionner correctement ?

 Etape 1 : #RIP (Réflexion individuelle préalable)

Chacun répond sur un post-it ce qui fait sens pour lui ou elle (3 à 5 minutes) – une règle par post it de préférence pour la mise en commun à l’étape
3. 

Etape 2 : Partage (1 à 2 minutes/personne)

Chacun partage les règles proposées sur les post-its. Uniquement des questions de clarifications peuvent être posées. Il n’y a ni remarque, ni
jugement. 

Etape 3 : Collaboration (20 minutes)

·Mettre en commun de toutes les règles exprimées.  

Une fois que tout a été exprimé le groupe décide de ce qu’il garde : ce qui est en commun et ce qui ne l’est pas sauf si la personne qui a fait la proposition renonce ou que les discussions ont permis d’élaborer une autre proposition avec mise en commun d’autres choses ou bien qu’il y a un objection majeure justifie et accepté par le groupe.

Application: Définir les objectifs de la réunion d'équipe

Etape 0 : Poser la question à l’équipe

#Question 2 : Définir ce qui doit être traité et ce qui ne l’est pas au cours de la réunion d’équipe.

 Répetez les étapes 1, 2 et 3 pour la question de contenu. Vous pouvez  inspirer l’équipe de quelques exemples pour les aider à démarrer.

La suite ....

#Conclusion :

L’équipe conclut sur les propositions élaborées et intègre dans son  fonctionnement la mise en application du processus de réunion dès la fois prochaine. La semaine suivante, vous pouvez mettre en place le processus en fin de réunion demander un retour sur le fonctionnement et les justement éventuels avec la méthodes de mise à plat des représentations : 2 questions

#1 êtes vous satisfait du déroulement de la réunion à la vue de ce qui a été fait ?

#2 avez-vous des suggestions, si oui lesquelles ?

Bilan et exemples

Les avantages de cette méthode : 

# Le jugement et la critique sont exclus du processus : il n’y a pas la place pour dire tu as tort, ou tu as raison.

# Chacun est libre de partager sa perception, ce qui implique que chacun est responsable de ce qu’il amène.

# Chacun s’exprime et le risque de prise de pouvoir est limités.

# Chacun s’exprime et chacun se sent inclus, entendu et appartenant à cette équipe.

Cette méthode s’applique dans de très nombreux cas aussi bien en gestion de conflits qu’en processus d’innovation. 

#Question1 Exemple  de règles de fonctionnement :

# Nous respectons les horaires de début et de fin, et en cas de retard merci de vous installer sans perturber l’équipe. «  ne racontez pas l’origine du retard, en coupant la réunion ou bien ne demandez pas ce qui s’est dit juste avant, etc. » le premier pas vers la responsabilité

#Nous nous rendons disponibles pendant ce temps ensemble.

#L’animateur doit s’assurer de la disponibilité de chacun au démarrage.

# La contribution de chacun est respectée.

#Question2 Exemples du contenu de la réunion :

# Réunion d’information (cascade)

# Réunion d’avancement macroscopique des projets

# Réunion de décision collective  

# Réunion de partage sur une thématique …

# Ne traite que des sujets collectifs – sujet individuel ou de projet doivent être adressé par ailleurs.

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